Chia sẻ Xử lý hóa đơn đầu vào không hợp lệ: Nên làm gì?

[Lê Kim Anh]

Chào các anh chị em #diendandanketoan !
Trong công việc kế toán, chắc hẳn ai cũng từng gặp phải trường hợp nhận được hóa đơn đầu vào không hợp lệ, gây ra nhiều rắc rối khi kê khai thuế GTGT và quyết toán thuế TNDN.
Vậy làm thế nào để xử lý đúng cách và giảm thiểu rủi ro khi gặp hóa đơn không hợp lệ? Mình sẽ cùng phân tích rõ hơn ở dưới đây để mọi người cùng trao đổi và chia sẻ thêm kinh nghiệm nhé!​

1. Như thế nào là hóa đơn không hợp lệ?​

Hóa đơn đầu vào được coi là không hợp lệ nếu rơi vào một trong các trường hợp sau đây:​

• Hóa đơn giả, hóa đơn khống (không có giao dịch thực tế).​
• Sai sót thông tin bắt buộc như: mã số thuế, tên, địa chỉ công ty, số tiền, thuế suất GTGT...​
• Hóa đơn đã bị cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng.​
• Hóa đơn từ nhà cung cấp ngừng hoạt động, bỏ trốn hoặc chưa thông báo phát hành hóa đơn.

Khi gặp các tình huống này, nếu không xử lý đúng thì doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nguy cơ bị loại bỏ chi phí, không được khấu trừ thuế GTGT, thậm chí có thể bị truy thu và xử phạt thuế.​

2. Các bước xử lý hóa đơn đầu vào không hợp lệ đúng quy định​

Bước 1: Kiểm tra và phát hiện sai sót trên hóa đơn​

• Kiểm tra kỹ thông tin ngay khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp.​
• Đối chiếu các thông tin: tên công ty, MST, số tiền, nội dung hàng hóa/dịch vụ thực tế.​

Bước 2: Liên hệ với nhà cung cấp để lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn sai sót

• Nếu sai sót nhỏ (tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất…) thì lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, xuất hóa đơn điều chỉnh kèm theo.​
• Nếu sai sót nghiêm trọng (mã số thuế sai, số tiền lớn sai lệch…) thì nên lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn thay thế.​

Bước 3: Lưu trữ đầy đủ chứng từ và văn bản giải trình để làm căn cứ khi thuế kiểm tra​

• Các biên bản điều chỉnh/hủy hóa đơn phải có chữ ký, đóng dấu đầy đủ.​
• Đảm bảo các hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh được kê khai đúng thời hạn quy định.​

Bước 4: Kê khai đúng cách trên tờ khai thuế GTGT​

• Hóa đơn chưa điều chỉnh không được kê khai khấu trừ, phải đợi hóa đơn mới hoặc hóa đơn điều chỉnh.​
• Nếu đã lỡ kê khai hóa đơn sai, cần kê khai bổ sung, điều chỉnh ngay trong kỳ phát hiện sai sót.​

Việc xử lý hóa đơn không hợp lệ luôn phức tạp, nếu không làm đúng quy định thì rất dễ dẫn tới bị loại bỏ chi phí, truy thu thuế và bị xử phạt. Chính vì vậy, anh chị em kế toán cần trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng để nhận diện và xử lý kịp thời các hóa đơn không hợp lệ phát sinh trong quá trình kinh doanh.

Hy vọng topic này sẽ giúp các anh chị em kế toán hiểu rõ hơn cách xử lý tình huống, hạn chế các rủi ro thuế không đáng có!

Anh chị em chia sẻ thêm những trường hợp đặc biệt hoặc các vướng mắc mà mình đang gặp phải nhé!​