Văn Mai Hương
New member
Những công việc kế toán cần làm vào cuối kỳ (tháng, quý, năm)
Những lưu ý khi đóng sổ kế toán để tránh sai sót
Đóng sổ kế toán là động tác quá quen thuộc mà ai làm kế toán cũng phải thực hiện hàng tháng, quý và cuối
năm. Tuy nhiên nếu làm không đúng quy trình hoặc không có các bước kiểm tra thì chắc chắn sẽ khó tránh
khỏi sai sót. Dưới đây là một số vấn đề cần kiểm tra trước khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế để
tránh những điều chỉnh sau khi kiểm toán và thanh tra thuế sau này:
1. Tiền mặt tại quỹ:
Kiểm tra nguồn tiền mặt tránh trường hợp bị âm.
2. Tiền ngân hàng:
Lấy đầy đủ tài khoản ngân hàng và kiểm tra số dư tài khoản ngày 31/12 hàng năm khớp với số dư
trên TK 112.
Kế toán lưu ý xem số dư tiền mặt lớn không? để xác định tính hợp lý của chi phí lãi vay. Nếu số
dư tiền mặt lớn mà có phát sinh lãi vay thì lãi vay khả năng bị loại trừ chi phí lãi vay
Đối chiếu xác nhận số dư ngân hàng: nguyên tắc phải khớp. Hình thức đối chiếu có thể gửi thư xác
nhận hoặc đối chiếu qua sổ phụ ngân hàng
3. Thuế GTGT khấu trừ:
Kiểm tra xem số dư ở chỉ tiêu 43 (Số Thuế được chuyển sang kỳ sau) trên tờ khai thuế GTGT so
với số dư ở TK 1331 như thế nào? Nếu hóa đơn tháng/ quý nào khai tháng/quý đó thì kết quả nó
bằng nhau. Ngược lại hóa đơn mua vào khai không đúng tháng/quý –> số dư nợ TK 1331 sẽ lớn
hơn hoặc nhỏ hơn số dư ở chỉ tiêu 43.
4. Công nợ phải thu phải trả:
Đối chiếu công nợ: nếu công nợ có sự chênh lệch cần tìm ra nguyên nhân chênh lệch: Do người
mua hay người bán hạch toán thiếu. Cái này rất quan trọng bởi vì nếu các bạn hạch toán không kịp
thời có thể có rủi ro về thuế (ví dụ: Doanh thu ghi nhận muộn thì Thuế truy thu thuế tương ứng bởi
phần doanh thu ghi nhận thiếu trong năm, Nếu chi phí năm nay mà ghi nhận năm sau thì chi phí đó
không đúng kỳ dẫn tới rủi ro thuế loại trừ chi phí của năm sau).
Xác định công nợ phải thu khó đòi và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định: Quá
hạn từ 6 tháng đến dưới 12 tháng: 30%, từ 1 năm tới dưới 2 năm: 50%; từ 2 năm tới dưới 3 năm:
70%; từ 3 năm trở lên, trích lập đủ 100%. Hạch toán: Nợ TK 642/Có TK 229. Hồ sơ trích lập dự
phòng tham khảo tại TT 228, trong đó lưu ý kỹ về thư xác nhận là chứng từ nhất quyết phải có để
hồ sơ được trừ.
5. Tiền tạm ứng:
Kiểm tra đối chiếu để hoàn ứng nếu phát sinh tạm ứng mà chưa hoàn ứng.
6. Hàng tồn kho:
Kiểm tra hàng nhập đã đầy đủ chưa?- Xuất hàng đã tính giá xuất kho chưa?
Không để xuất quá số lượng hàng tồn kho hiện có.
Đối chiếu hàng hóa tồn kho với Khách hàng.
Đối với công ty có hoạt động xây lắp, xây dựng theo công trình. Số dư Tk 154 chi tiết phải khớp
với sổ chi tiết giá thành (Theo từng công trình cụ thể).
Xác định hàng tồn kho hư hỏng, giảm giá trị…để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bảng
trích lập, xác định HTK giảm giá trị làm cơ sở trích lập phải chi tiết rõ Tài khoản, tên HTK, mã
hàng. Thông thường đơn vị chi tiết ngay trên biên bản, báo cáo kiểm kê. Hồ sơ trích lập dự phòng
HTK phải chặt chẽ theo TT 228, nếu ko đáp ứng yêu cầu của TT 228 thì rủi ro bị loại trừ chi phí
dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cao. Hạch toán nợ 632/Có 229 (phần chênh lệch giữa số phải
lập cuối năm với số đã trích lập).
7. Phân bổ chi phí trả trước:
Kiểm tra sổ chi tiết phân bổ 242 so với số dư tài khoản 242 trên Bảng cân đối số phát sinh
Loại chi phí nào hợp lý – chi phí nào không hợp lý.
8. Tài sản cố định:
Hồ sơ về tài sản cố định đã đầy đủ chưa: Giấy tờ (hóa đơn) chứng minh quyền sở hữu. Đối với
trường hợp có tài sản là xe ô tô, nhà cửa đứng tên công ty thì hồ sơ tài sản phải đầy đủ theo quy
định.
Thông tư 45/2013 có Quy định về từng lần đăng ký khấu hao nếu có phát sinh tài sản, vì vậy tất cả các tài
sản đều phải được đăng ký khấu hao (Kể cả những DN mới đăng ký lần đầu hoặc đã đăng ký phương
pháp trích khấu hao).
Đã khấu hao đủ chưa.
Đối chiếu sổ chi tiết khấu hao với số dư TK 214 trên Bảng CDPS.
Chi phí khấu hao nào hợp lý – chi phí nào chưa hợp lý.
Thực hiện các công tác kiểm kê tài sản và xử lý chênh lệch (nếu có).
9. Thuế phải nộp:
Đối chiếu tình hình nộp thuế trong kỳ với cơ quan thuế
Thuế môn bài đã hạch toán chi phí và có biên lai đóng tiền chưa. Kiểm tra TK 3338.
Thuế GTGT- Căn cứ khai báo, chứng từ nộp thuế và hạch toán để xem đúng và đủ chưa. – Kiểm
tra TK 3331.
Thuế TNCN – Căn cứ khai báo, chứng từ nộp thuế và hạch toán để xem đúng và đủ chưa. Kiểm
tra TK 3335.
Thuế TNDN – Căn cứ khai báo, chứng từ nộp thuế và hạch toán để xem đúng và đủ chưa. Kiểm
tra TK 3334. Lưu ý các bút toán Nợ 821/ Có 3334, Nợ 3334/Có 111 khi có phát sinh nộp hằng
quý, cuối năm.
Các loại thuế khác nếu có phải thu thập đầy đủ biên lai nộp thuế để hạch toán.
10. Lương, BHXH, BHYT, BHTN, CPCĐ, thuế TNCN
Hạch toán lương đã đầy đủ chưa. Đối chiếu tài khoản Có 334 với Tờ khai Quyết toán Thuế TNCN
và hai số này phải khớp nhau.
Nếu phát sinh bảo hiểm, số liệu đã đối chiếu và khớp với cơ quan Bảo hiểm chưa.
Những lưu ý khi đóng sổ kế toán để tránh sai sót
Đóng sổ kế toán là động tác quá quen thuộc mà ai làm kế toán cũng phải thực hiện hàng tháng, quý và cuối
năm. Tuy nhiên nếu làm không đúng quy trình hoặc không có các bước kiểm tra thì chắc chắn sẽ khó tránh
khỏi sai sót. Dưới đây là một số vấn đề cần kiểm tra trước khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế để
tránh những điều chỉnh sau khi kiểm toán và thanh tra thuế sau này:
1. Tiền mặt tại quỹ:
Kiểm tra nguồn tiền mặt tránh trường hợp bị âm.
2. Tiền ngân hàng:
Lấy đầy đủ tài khoản ngân hàng và kiểm tra số dư tài khoản ngày 31/12 hàng năm khớp với số dư
trên TK 112.
Kế toán lưu ý xem số dư tiền mặt lớn không? để xác định tính hợp lý của chi phí lãi vay. Nếu số
dư tiền mặt lớn mà có phát sinh lãi vay thì lãi vay khả năng bị loại trừ chi phí lãi vay
Đối chiếu xác nhận số dư ngân hàng: nguyên tắc phải khớp. Hình thức đối chiếu có thể gửi thư xác
nhận hoặc đối chiếu qua sổ phụ ngân hàng
3. Thuế GTGT khấu trừ:
Kiểm tra xem số dư ở chỉ tiêu 43 (Số Thuế được chuyển sang kỳ sau) trên tờ khai thuế GTGT so
với số dư ở TK 1331 như thế nào? Nếu hóa đơn tháng/ quý nào khai tháng/quý đó thì kết quả nó
bằng nhau. Ngược lại hóa đơn mua vào khai không đúng tháng/quý –> số dư nợ TK 1331 sẽ lớn
hơn hoặc nhỏ hơn số dư ở chỉ tiêu 43.
4. Công nợ phải thu phải trả:
Đối chiếu công nợ: nếu công nợ có sự chênh lệch cần tìm ra nguyên nhân chênh lệch: Do người
mua hay người bán hạch toán thiếu. Cái này rất quan trọng bởi vì nếu các bạn hạch toán không kịp
thời có thể có rủi ro về thuế (ví dụ: Doanh thu ghi nhận muộn thì Thuế truy thu thuế tương ứng bởi
phần doanh thu ghi nhận thiếu trong năm, Nếu chi phí năm nay mà ghi nhận năm sau thì chi phí đó
không đúng kỳ dẫn tới rủi ro thuế loại trừ chi phí của năm sau).
Xác định công nợ phải thu khó đòi và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định: Quá
hạn từ 6 tháng đến dưới 12 tháng: 30%, từ 1 năm tới dưới 2 năm: 50%; từ 2 năm tới dưới 3 năm:
70%; từ 3 năm trở lên, trích lập đủ 100%. Hạch toán: Nợ TK 642/Có TK 229. Hồ sơ trích lập dự
phòng tham khảo tại TT 228, trong đó lưu ý kỹ về thư xác nhận là chứng từ nhất quyết phải có để
hồ sơ được trừ.
5. Tiền tạm ứng:
Kiểm tra đối chiếu để hoàn ứng nếu phát sinh tạm ứng mà chưa hoàn ứng.
6. Hàng tồn kho:
Kiểm tra hàng nhập đã đầy đủ chưa?- Xuất hàng đã tính giá xuất kho chưa?
Không để xuất quá số lượng hàng tồn kho hiện có.
Đối chiếu hàng hóa tồn kho với Khách hàng.
Đối với công ty có hoạt động xây lắp, xây dựng theo công trình. Số dư Tk 154 chi tiết phải khớp
với sổ chi tiết giá thành (Theo từng công trình cụ thể).
Xác định hàng tồn kho hư hỏng, giảm giá trị…để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bảng
trích lập, xác định HTK giảm giá trị làm cơ sở trích lập phải chi tiết rõ Tài khoản, tên HTK, mã
hàng. Thông thường đơn vị chi tiết ngay trên biên bản, báo cáo kiểm kê. Hồ sơ trích lập dự phòng
HTK phải chặt chẽ theo TT 228, nếu ko đáp ứng yêu cầu của TT 228 thì rủi ro bị loại trừ chi phí
dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cao. Hạch toán nợ 632/Có 229 (phần chênh lệch giữa số phải
lập cuối năm với số đã trích lập).
7. Phân bổ chi phí trả trước:
Kiểm tra sổ chi tiết phân bổ 242 so với số dư tài khoản 242 trên Bảng cân đối số phát sinh
Loại chi phí nào hợp lý – chi phí nào không hợp lý.
8. Tài sản cố định:
Hồ sơ về tài sản cố định đã đầy đủ chưa: Giấy tờ (hóa đơn) chứng minh quyền sở hữu. Đối với
trường hợp có tài sản là xe ô tô, nhà cửa đứng tên công ty thì hồ sơ tài sản phải đầy đủ theo quy
định.
Thông tư 45/2013 có Quy định về từng lần đăng ký khấu hao nếu có phát sinh tài sản, vì vậy tất cả các tài
sản đều phải được đăng ký khấu hao (Kể cả những DN mới đăng ký lần đầu hoặc đã đăng ký phương
pháp trích khấu hao).
Đã khấu hao đủ chưa.
Đối chiếu sổ chi tiết khấu hao với số dư TK 214 trên Bảng CDPS.
Chi phí khấu hao nào hợp lý – chi phí nào chưa hợp lý.
Thực hiện các công tác kiểm kê tài sản và xử lý chênh lệch (nếu có).
9. Thuế phải nộp:
Đối chiếu tình hình nộp thuế trong kỳ với cơ quan thuế
Thuế môn bài đã hạch toán chi phí và có biên lai đóng tiền chưa. Kiểm tra TK 3338.
Thuế GTGT- Căn cứ khai báo, chứng từ nộp thuế và hạch toán để xem đúng và đủ chưa. – Kiểm
tra TK 3331.
Thuế TNCN – Căn cứ khai báo, chứng từ nộp thuế và hạch toán để xem đúng và đủ chưa. Kiểm
tra TK 3335.
Thuế TNDN – Căn cứ khai báo, chứng từ nộp thuế và hạch toán để xem đúng và đủ chưa. Kiểm
tra TK 3334. Lưu ý các bút toán Nợ 821/ Có 3334, Nợ 3334/Có 111 khi có phát sinh nộp hằng
quý, cuối năm.
Các loại thuế khác nếu có phải thu thập đầy đủ biên lai nộp thuế để hạch toán.
10. Lương, BHXH, BHYT, BHTN, CPCĐ, thuế TNCN
Hạch toán lương đã đầy đủ chưa. Đối chiếu tài khoản Có 334 với Tờ khai Quyết toán Thuế TNCN
và hai số này phải khớp nhau.
Nếu phát sinh bảo hiểm, số liệu đã đối chiếu và khớp với cơ quan Bảo hiểm chưa.
