Một số hàm quan trọng trong kế toán bằng Excel

[Trần Quang Cường]

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thì những thành tựu của khoa học công nghệ cũng đã và đang được áp dụng nhiều hơn vào tất cả các lĩnh vực trên đời sống và kế toán cũng không phải là lĩnh vực ngoại lệ. Hiện nay, thay vì sử dụng các phương pháp thủ công trong kế toán thì hầu hết các kế toán viên đều sử dụng cho mình những phần mềm kế toán hiện đại nhằm đem lại hiệu quả công việc cao nhất và một trong số đó là làm kế toán bằng Excel.

Gia đình kế toán tổng hợp đầy đủ các hàm thường dùng trong Excel kế toán, hướng dẫn sử dụng các hàm để lên sổ sách, bảng biểu và Báo cáo tài chính trong bài viết sau. Các bạn cùng tham khảo nhé!

1. Hàm SUMIF
– Hàm này trả về giá trị tính tổng cảu các ô trong vùng cần tính thỏa mãn một điều kiện đưa vào

– Cú pháp: = SUMIF((range, criteria,sum_range) nghĩa là Sumif (Vùng chứa điều kiện, điều kiện, vùng cần tính tổng)

– Các tham số

• Range : là dãy mà bạn muốn xác định
• Criteria: các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng. Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi
• Sum_range: là các ô thực sự cần tính tổng

2. Hàm VLOOKUP

– Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. X=0 là dò tìm một cách chính xác. X= 1 là dò tìm một cách tương đối.

– Cú pháp: VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

– Các tham số:

• Lookup_value:Giá trị cần dò tìm.
• Table_array:Bảng giới hạn để dò tìm, bạn cần F4 để Fix cố định giá trị cho mục đích copy công thức tự động.
• Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm.
• Range_lookup: Là giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0) quyết định so chính xác hay so tương đổi với bảng giới hạn

Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): So tương đối.
Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): So chính xác.
Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup = 1

3. Hàm SUBTOTAL

– Subtotal là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất.

– Cú pháp: SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],…)

– Các tham số:

• Function_num: con số xác định chức năng thực hiện
• Ref1, Ref2, …: 1 hoặc nhiều ô, hoặc dãy ô để tính tổng phụ. Cần phải có Ref 1, từ Ref 2 đến 254 là tuỳ chọn.

4. Hàm IF

– Hàm IF một trong những hàm logic cho phép đánh giá một điều kiện nhất định và trả về giá trị mà bạn chỉ định nếu điều kiện là TRUE và trả về một giá trị khác nếu điều kiện là FALSE

– Cú pháp: IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

– Các tham số

• logical_test: Là một giá trị hay biểu thức logic có giá trị TRUE(đúng) hoặc FALSE (sai). Bắt buộc phải có. Đối với tham số này, bạn có thể chỉ rõ đó là ký tự, ngày tháng, con số hay bất cứ biểu thức so sánh nào.
• Value_if_true: Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị TRUEhay nói cách khác là điều kiện thỏa mãn. Không bắt buộc phải có.

5. Hàm AND

– Cú pháp: =AND(logical1,logical2,…)

– Trong đó logical1 và logical2 là các mệnh đề logic. Hàm này cho phép sử dụng nhiều hơn 1 mệnh đề logic.

– Kết quả của hàm AND là:

• True: khi tất cả các mệnh đề logic đều đúng
• False: khi một mệnh đề logic bất kỳ nào trong hàm sai

Do đó mục đích của hàm AND là xét các điều kiện dạng “VÀ”, tức là phải đồng thời đúng

6. Hàm OR

– Hàm OR là một hàm trả về giá trị logic, trả về giá trị TRUE nếu đối số bất kỳ của hàm là TRUE và trả về FALSE nếu tất cả các đối số của hàm là FALSE

– Cú pháp : =OR(logical1;logical2];…)

– Các đối số:

• Logical1là đối số bắt buộc, đây là biểu thức logic, điều kiện thứ nhất mà các bạn muốn kiểm tra, có thể là các giá trị logic hoặc các biểu thức có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE.
• Logical2là đối số tùy chọn, đây là những biểu thực logic, điều kiện bổ sung có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE, tối đa 255 điều kiện.

– Lưu ý:

• Nếu đối số là mảng hoặc tham chiếu thì hàm OR sẽ bỏ qua những ô có chứa văn bản hoặc các ô trống.
• Nếu đối số mảng hoặc tham chiếu mà không chứa giá trị logic nào thì hàm OR sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE!
• Các đối số trong hàm OR phải là các giá trị logic, hoặc các đối số có thể đánh giá các giá trị logic như TRUE hoặc FALSE.

7. Hàm SUM

– Excel SUM là một hàm toán học dùng để tính tổng

– Cú pháp: SUM(Number 1 , [Number 2] ,…)

– Các tham số: Number 1, Number 2…là các số cần tính tổng

8. Hàm MAX/ MIN

– Trả về số lớn nhất/ bé nhất trong dãy được nhập

– Cú pháp: MAX( Number 1, Number 2, …) / MIN( Number 1, Number 2, …)

– Các tham số: Number 1, Number 2…là dãy số bạn muốn tìm giá trị lớn nhất/ nhỏ nhất ở trong đó

Excel là phần mềm ứng dụng được nhiều kế toán viên áp dụng khi làm việc, bởi những ưu điểm mà làm kế toán bằng excel có thể đem lại cho người sử dụng là rất nhiều. Excel là phần mềm quen thuộc nên khi áp dụng trong kế toán không đòi hỏi nhân viên kế toán phải là người có kiến thức chuyên sâu về cơ sở dữ liệu. Với bản chất của mô hình bảng tính nên excel hoàn toàn thích hợp với việc tạo danh sách. Phạm vi phân phối rộng rãi vì excel hầu như là phần mềm được cài đặt sẵn trong tất cả các máy tính, chính điều này cũng làm người dùng giảm bớt thời gian làm quen với nó. Bạn có thể khai thác toàn bộ khả năng phân tích dữ liệu của excel mà không cần đến một chương trình nào khác.

 

[Thắm]

Nếu bảng tính nào cần làm tròn số thì có thể sử dụng thêm hàm ROUND() nữa

 

[Nguyễn Thị Hồng Nhung]

Làm kế toán có cần phải biết sử dụng bộ hàm tài chính trong Excel không bạn. Mấy hàm này thấy khó hiểu chết được