Chia sẻ Các loại hóa đơn GTGT hợp lệ và cách sử dụng

[Nguyễn Kim Ngọc]

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là chứng từ quan trọng trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa các doanh nghiệp. Đây cũng là căn cứ để kê khai, nộp thuế GTGT và hạch toán kế toán.
Vậy có những loại hóa đơn GTGT nào? Hóa đơn GTGT hợp lệ là gì? Khi nào doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT từ hóa đơn đầu vào? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn!​

I. Các Loại Hóa Đơn GTGT Hợp Lệ​

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn GTGT hiện nay gồm các loại sau:​

1. Hóa đơn GTGT điện tử (Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế)​

- Định nghĩa: Là hóa đơn được lập, ký số và lưu trữ trên hệ thống điện tử, không cần in giấy.
- Phân loại:
✔ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp sử dụng hệ thống hóa đơn có mã xác thực từ Tổng cục Thuế.
✔ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Dùng cho doanh nghiệp đủ điều kiện tự phát hành hóa đơn.
Lưu ý:
✔ Từ 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử, không còn sử dụng hóa đơn giấy.
✔ Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có đầy đủ thông tin, chữ ký số của người bán, mã số thuế, ngày lập hóa đơn.​

2. Hóa đơn GTGT đặt in (Chỉ áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt)​

- Định nghĩa: Là hóa đơn giấy do doanh nghiệp đặt in theo mẫu và đăng ký với cơ quan thuế.
- Điều kiện sử dụng:
✔ Chỉ áp dụng với một số doanh nghiệp đặc thù, có rủi ro cao về thuế hoặc chưa đủ điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử.
✔ Hiện nay rất ít doanh nghiệp còn được sử dụng loại hóa đơn này.
Lưu ý:
✔ Hóa đơn đặt in phải có quyết định cho phép của cơ quan thuế.
✔ Nếu dùng sai mục đích hoặc không khai báo đầy đủ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.​

3. Hóa đơn GTGT tự in (Không còn được sử dụng từ 01/07/2022)​

- Định nghĩa: Trước đây, một số doanh nghiệp được phép tự in hóa đơn GTGT từ phần mềm kế toán nội bộ. Tuy nhiên, loại hóa đơn này đã bị thay thế hoàn toàn bởi hóa đơn điện tử.
Lưu ý:
✔ Doanh nghiệp nào vẫn còn tồn hóa đơn tự in phải hủy bỏ theo đúng quy định.
✔ Nếu sử dụng hóa đơn tự in sau ngày 01/07/2022, có thể bị phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.​

II. Hóa Đơn GTGT Hợp Lệ Là Gì?​

1. Hóa đơn GTGT hợp lệ là hóa đơn đáp ứng đầy đủ các tiêu chí sau:
✔ Được phát hành theo quy định: Hóa đơn điện tử phải có mã số xác thực hoặc thuộc hệ thống được cơ quan thuế chấp nhận.
✔ Có đầy đủ nội dung: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, ngày phát hành, số hóa đơn, tên hàng hóa, đơn giá, tổng tiền, thuế GTGT.
✔ Phù hợp với giao dịch thực tế: Hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
✔ Được kê khai đúng quy định: Hóa đơn GTGT đầu vào được khấu trừ nếu hàng hóa/dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT.

Ví dụ thực tế:​

• Nếu công ty mua nguyên vật liệu sản xuất, hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp hợp lệ sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.​
• Nếu doanh nghiệp nhận hóa đơn nhưng không có giao dịch thực tế (hóa đơn khống), có thể bị phạt và không được khấu trừ thuế.​

III. Khi Nào Hóa Đơn GTGT Không Hợp Lệ?​

1. Một số trường hợp hóa đơn không hợp lệ, không được khấu trừ thuế GTGT:
✔ Hóa đơn giả, hóa đơn khống.
✔ Hóa đơn có thông tin sai lệch: Sai tên, sai mã số thuế, sai số tiền, sai ngày tháng.
✔ Hóa đơn không có mã số thuế hợp lệ của người bán.
✔ Hóa đơn lập sai nhưng không được điều chỉnh đúng theo quy định.
✔ Hóa đơn đã bị cơ quan thuế thông báo không còn giá trị sử dụng.

Ví dụ thực tế:​

• Nếu doanh nghiệp nhận hóa đơn từ công ty bỏ trốn, không hoạt động, thì hóa đơn đó bị vô hiệu và không thể dùng để kê khai thuế.​
• Nếu hóa đơn ghi sai tên doanh nghiệp hoặc mã số thuế, cần lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế.​

IV. Cách Sử Dụng Hóa Đơn GTGT Đúng Quy Định​

1. Đối với hóa đơn đầu ra (Người bán phát hành hóa đơn)​

✔ Xuất hóa đơn điện tử đúng thời điểm, đúng giá trị giao dịch.
✔ Không lập hóa đơn khống hoặc hóa đơn sai thông tin.
✔ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định.​

2. Đối với hóa đơn đầu vào (Người mua nhận hóa đơn)​

✔ Kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn trước khi nhận.
✔ Kiểm tra mã số thuế của nhà cung cấp trên hệ thống thuế.
✔ Kê khai thuế GTGT đúng thời hạn, tránh bị loại trừ khấu trừ thuế.

Lưu ý:
✔ Nếu hóa đơn bị sai, cần lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn theo đúng quy định.
✔ Nếu mất hóa đơn điện tử, có thể tra cứu lại trên hệ thống của cơ quan thuế.​