Trần Huyền Trang
New member
Theo thực tế cho thấy, 80% doanh nghiệp đủ mọi quy mô nếu kinh doanh không thành công hay phá sản thì phần lớn là do không thể quản lý tốt tài chính của họ. Dưới đây là 10 sai lầm phổ biến trong quản lý tài chính mà các doanh nghiệp thường gặp phải được các chuyên gia Phân tích tài chính nghiên cứu và tập hợp lại.
1. Không có đủ dự trữ tiền mặt
Các nhà quản lý cần biết rằng họ cần có một khoản tiền mặt dự trữ để đầu tư trong quá trình thiết lập các hoạt động kinh doanh. Ngay cả khi hoạt động kinh doanh của bạn mang lại lợi nhuận một cách nhanh chóng thì việc để riêng một khoản tiền là quan trọng.
Nhiều hoạt động kinh doanh sẽ phải mất một vài quý mới có thể có được thu nhập ổn định, duy trì hoạt động của công ty. Đừng chủ quan và tự đánh lừa mình rằng cứ làm đi, tiền và lợi nhuận sẽ về.
2. Quá phụ thuộc vào các khoản vay tín dụng
Nhiều chủ doanh nghiệp sử dụng các khoản vay để tồn tại trong giai đoạn đầu của kinh doanh, nhưng bạn có chắc là chỉ vay trong giai đoạn đầu, thậm chí là không thể trả được ở các giai đoạn trước. Vay tín dụng thường có lãi suất cao, phải trả phí hàng năm, nếu bạn không có một kế hoạch vay hợp lý hoặc mục tiêu rõ ràng thì bạn rất dễ mắc phải “ lãi mẹ đẻ lãi con” dẫn đến phá sản.
3. Lẫn lộn giữa tài chính cá nhân và tài chính công ty.
Nếu bạn là một nhà quản lý tài chính doanh nghiệp của chính mình, bạn cần có sự phân biệt rạch ròi giữa hai khoản này. Mặc dù, trong nhiều trường hợp, tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp sẽ hỗ trợ nhau rất tốt nhưng trên thực tế đó là 2 khoản riêng biệt.
Việc bạn tách bạch được 2 khoản này sẽ giúp bạn chủ động hơn, hỗ trỡ trong việc xác định lợi nhuận thực tế hoặc thiệt hại cho doanh nghiệp của mình dễ dàng hơn.
4. Lấy tài chính cá nhân để bù lỗ
Trong giai đoạn đầu, vấn đề tài chính luôn làm bạn lo lắng, nhiều khoản thua lỗ khiến chủ doanh nghiệp lấy tài chính cá nhân ra để bù lỗ và tiếp tục đầu tư. Việc làm này, trong nhiều trường hợp bạn phải xử lý tốt, biết cách cân đối giải quyết cho khéo, nếu không bạn sẽ mất “cả chì lẫn chài”.
5. Không có hệ thống thu chi rõ ràng
Không có một hệ thống thu chi rõ ràng chắn chắn sẽ làm cho vấn đề quản lý tài chính của bạn gặp nhiều khó khăn “ lãi không biết, lỗ cũng không”. Thực hiện các khoản thu chi rõ ràng theo quy trình, in các khoản bạn đã thanh toán trên các hóa đơn có dấu của công ty. Hãy giải quyết kịp thời các khoản phát sinh không mang lại hiệu quả,…Đây là một trong những cách tốt nhất để minh bạch các khoản thu chi khi bạn quản lý doanh nghiệp.
6. Cường điệu trong những tính toán và lời hứa tài chính
Các nhà đầu tư đôi lúc bị lừa phỉnh bởi những con số “đẹp như mơ”, nhưng cuối cùng, công ty mà họ góp vốn lại suy sụp đáng kể. Tuy những tính toán tài chính cùng các dự đoán lợi nhuận sẽ thu hút các nguồn vốn huy động, nhưng khi tiền bạc thật sự đổ vào, bạn vẫn cần có sẵn trong tay một kế hoạch sinh lời thật thuyết phục, có tính thực tế cho một vài năm kinh doanh tiếp theo.
Bên cạnh đó, nếu bạn quyết định tìm kiếm một khoản vay mới, hãy thẳng thắn nói ra tình hình tài chính của các hoạt động kinh doanh. Bởi khi bạn bóp méo các khoản nợ để có được khoản vay mới, thì theo các quy định pháp luật, bạn đã có hành vi gian lận tài chính. Điều này khiến bạn sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý về các khoản nợ, thậm chí ngay cả khi bạn bị phá sản. Có thể thấy rằng, khi dính líu đến những đồng tiền vay mượn, các khoản nợ có thể ám ảnh bạn trong nhiều năm.
7. Bỏ qua những nhu cầu tài chính trước mắt
Nói cách khác, nếu kế hoạch của bạn cho thấy bạn cần 50.000 USD để đưa sản phẩm ra thị trường, thì đừng yêu cầu chỉ có 30.000 USD. Các ngân hàng và nhà đầu tư tiềm năng sẽ băn khoăn về việc tại sao họ nên đầu tư tiền bạc vào dự án kinh doanh của bạn, liệu nó có thất bại không, nếu chỉ đầu tư 30.000 USD mà không phải là 50.000 USD? Đây là bài học đáng buồn rút ra từ “cuộc khủng hoảng dotcom”.
Các công ty đã lâm vào tình trạng lao đao sau khi tiêu hết những khoản tiền đầu tư ban đầu mà vẫn chưa kịp làm cho chúng sinh lời, và sau đó họ buộc phải đầu hàng. Các nhà đầu tư ngày nay đã trở nên khôn ngoan hơn và họ sẵn sàng bỏ 50.000 USD cho một kế hoạch kinh doanh triển vọng thật sự, chứ không chấp nhận cầm 30.000 USD ném qua cửa sổ.
Đối với những cầu tài chính trước mắt, khi nhận ra rằng bạn không có đủ tiền để thanh toán các hóa đơn đến hạn, hãy giảm tỷ lệ xói mòn tiền mặt ngay lập tức bằng việc cắt giảm chi phí xuống mức thấp nhất. Sau đó, chuẩn bị dự án tiền mặt ngắn hạn và chuẩn bị ngay những nhu cầu cấp thiết của bạn.
Lên danh sách những khoản tiền người khác nợ bạn và đòi về càng nhiều càng tốt. Từ số tiền này, bạn hãy ưu tiên thanh toán những khoản cần thiết như thuế là các chi phí quan trọng, và bạn có thể hoãn chi trả những hoá đơn khác như với nhà cung cấp hay các chủ nợ lớn.
8. Cho rằng các khoản doanh thu và lợi nhuận hiện tại là biểu hiện của tình hình tài chính vững mạnh
Trong mỗi một giao dịch kinh doanh luôn có một khoảng thời gian chậm trễ giữa thời điểm hoàn tất giao dịch với thời điểm thanh toán đầy đủ tiền bạc. Đây là một sự thật trong kinh doanh, song nó sẽ không phải là vấn đề quá lớn nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng. Đáng tiếc là nhiều công ty đã không dự liệu trước điều này và họ lập tức vấp phải các vấn đề tài chính nghiêm trọng, khi họ vội tiêu ngay những đồng tiền mà họ còn chưa có được.
Có lẽ rắc rối lớn nhất là trong rất nhiều giao dịch kinh doanh, việc thanh toán có thể dễ dàng bị trì hoãn đến 30 ngày, và đến lúc đó bạn mới có thể sử dụng số tiền trong tài khoản của mình. Vì thế, chỉ đôi chút suy tính sáng suốt, cân nhắc thận trọng và lường trước tương lai cũng sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến sự sống còn của công ty.
9. Xem nhẹ các cơ quan quản lý nhà nước
Số dư tài chính vào cuối mỗi ngày có thể lớn hơn những gì bạn có được trên thực tế. Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng và nhiều loại thuế khác có thể hiện tại vẫn nằm trong tài khoản, nhưng rồi cuối cùng chúng sẽ thuộc về nhà nước. Do đó, bảng tính toán số dư tài chính của bạn không nên đưa vào những khoản này. Nếu không, bạn sẽ có nguy cơ gặp rủi ro tài chính trong những kế hoạch kinh doanh tương lai, cùng những chi phí mà có thể bạn không chi trả nổi.
Bên cạnh đó, bạn cần hoàn thành việc đóng các khoản thuế theo quy định và đúng hạn. Nếu mô hình công ty bạn là công ty cổ phần hay trách nhiệm hữu hạn, các cơ quan thuế có thẩm quyền sẽ có thể phạt công ty vì lý do chậm nộp thuế. Thậm chí, nếu hoạt động kinh doanh chuẩn bị đi đến phá sản, bạn vẫn có mặt trong danh sách đối tượng có nghĩa vụ nộp thuế.
10. Quản lý và tính toán sai lầm các chi phí quảng cáo
Quảng cáo dẫn tới các giao dịch bán hàng – điều này xem ra rất sơ đẳng. Tuy nhiên, trong các hoạt động quản lý tài chính, nhiều công ty vẫn xem chi phí quảng cáo như tỷ lệ phần trăm trong tổng doanh số bán hàng tại cùng một thời kỳ.
Trên thực tế, để những đồng tiền quảng cáo thật sự hiệu quả, chiến dịch quảng cáo/tiếp thị phải được bắt đầu một thời gian trước khi các giao dịch bán hàng đầu tiên được tiến hành.
Khi những chi phí tiền mặt bổ sung được tính thêm vào sổ sách tài chính, thì một ngân quỹ lành mạnh dành cho hoạt động quảng cáo là điều hết sức quan trọng, trước khi bạn tính đến bất cứ khoản doanh thu nào.
Việc tính toán sai những đầu mục chi phí trong bảng sổ sách kế toán vào những quãng thời gian chiến lược sẽ dẫn tới việc dự kiến sai khoản tài chính cần thiết để hoàn thành các mục tiêu bán hàng, từ đó có thể dẫn tới việc chi tiêu quá khả năng trong những tháng tiếp theo.
1. Không có đủ dự trữ tiền mặt
Các nhà quản lý cần biết rằng họ cần có một khoản tiền mặt dự trữ để đầu tư trong quá trình thiết lập các hoạt động kinh doanh. Ngay cả khi hoạt động kinh doanh của bạn mang lại lợi nhuận một cách nhanh chóng thì việc để riêng một khoản tiền là quan trọng.
Nhiều hoạt động kinh doanh sẽ phải mất một vài quý mới có thể có được thu nhập ổn định, duy trì hoạt động của công ty. Đừng chủ quan và tự đánh lừa mình rằng cứ làm đi, tiền và lợi nhuận sẽ về.
2. Quá phụ thuộc vào các khoản vay tín dụng
Nhiều chủ doanh nghiệp sử dụng các khoản vay để tồn tại trong giai đoạn đầu của kinh doanh, nhưng bạn có chắc là chỉ vay trong giai đoạn đầu, thậm chí là không thể trả được ở các giai đoạn trước. Vay tín dụng thường có lãi suất cao, phải trả phí hàng năm, nếu bạn không có một kế hoạch vay hợp lý hoặc mục tiêu rõ ràng thì bạn rất dễ mắc phải “ lãi mẹ đẻ lãi con” dẫn đến phá sản.
3. Lẫn lộn giữa tài chính cá nhân và tài chính công ty.
Nếu bạn là một nhà quản lý tài chính doanh nghiệp của chính mình, bạn cần có sự phân biệt rạch ròi giữa hai khoản này. Mặc dù, trong nhiều trường hợp, tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp sẽ hỗ trợ nhau rất tốt nhưng trên thực tế đó là 2 khoản riêng biệt.
Việc bạn tách bạch được 2 khoản này sẽ giúp bạn chủ động hơn, hỗ trỡ trong việc xác định lợi nhuận thực tế hoặc thiệt hại cho doanh nghiệp của mình dễ dàng hơn.
4. Lấy tài chính cá nhân để bù lỗ
Trong giai đoạn đầu, vấn đề tài chính luôn làm bạn lo lắng, nhiều khoản thua lỗ khiến chủ doanh nghiệp lấy tài chính cá nhân ra để bù lỗ và tiếp tục đầu tư. Việc làm này, trong nhiều trường hợp bạn phải xử lý tốt, biết cách cân đối giải quyết cho khéo, nếu không bạn sẽ mất “cả chì lẫn chài”.
5. Không có hệ thống thu chi rõ ràng
Không có một hệ thống thu chi rõ ràng chắn chắn sẽ làm cho vấn đề quản lý tài chính của bạn gặp nhiều khó khăn “ lãi không biết, lỗ cũng không”. Thực hiện các khoản thu chi rõ ràng theo quy trình, in các khoản bạn đã thanh toán trên các hóa đơn có dấu của công ty. Hãy giải quyết kịp thời các khoản phát sinh không mang lại hiệu quả,…Đây là một trong những cách tốt nhất để minh bạch các khoản thu chi khi bạn quản lý doanh nghiệp.
6. Cường điệu trong những tính toán và lời hứa tài chính
Các nhà đầu tư đôi lúc bị lừa phỉnh bởi những con số “đẹp như mơ”, nhưng cuối cùng, công ty mà họ góp vốn lại suy sụp đáng kể. Tuy những tính toán tài chính cùng các dự đoán lợi nhuận sẽ thu hút các nguồn vốn huy động, nhưng khi tiền bạc thật sự đổ vào, bạn vẫn cần có sẵn trong tay một kế hoạch sinh lời thật thuyết phục, có tính thực tế cho một vài năm kinh doanh tiếp theo.
Bên cạnh đó, nếu bạn quyết định tìm kiếm một khoản vay mới, hãy thẳng thắn nói ra tình hình tài chính của các hoạt động kinh doanh. Bởi khi bạn bóp méo các khoản nợ để có được khoản vay mới, thì theo các quy định pháp luật, bạn đã có hành vi gian lận tài chính. Điều này khiến bạn sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý về các khoản nợ, thậm chí ngay cả khi bạn bị phá sản. Có thể thấy rằng, khi dính líu đến những đồng tiền vay mượn, các khoản nợ có thể ám ảnh bạn trong nhiều năm.
7. Bỏ qua những nhu cầu tài chính trước mắt
Nói cách khác, nếu kế hoạch của bạn cho thấy bạn cần 50.000 USD để đưa sản phẩm ra thị trường, thì đừng yêu cầu chỉ có 30.000 USD. Các ngân hàng và nhà đầu tư tiềm năng sẽ băn khoăn về việc tại sao họ nên đầu tư tiền bạc vào dự án kinh doanh của bạn, liệu nó có thất bại không, nếu chỉ đầu tư 30.000 USD mà không phải là 50.000 USD? Đây là bài học đáng buồn rút ra từ “cuộc khủng hoảng dotcom”.
Các công ty đã lâm vào tình trạng lao đao sau khi tiêu hết những khoản tiền đầu tư ban đầu mà vẫn chưa kịp làm cho chúng sinh lời, và sau đó họ buộc phải đầu hàng. Các nhà đầu tư ngày nay đã trở nên khôn ngoan hơn và họ sẵn sàng bỏ 50.000 USD cho một kế hoạch kinh doanh triển vọng thật sự, chứ không chấp nhận cầm 30.000 USD ném qua cửa sổ.
Đối với những cầu tài chính trước mắt, khi nhận ra rằng bạn không có đủ tiền để thanh toán các hóa đơn đến hạn, hãy giảm tỷ lệ xói mòn tiền mặt ngay lập tức bằng việc cắt giảm chi phí xuống mức thấp nhất. Sau đó, chuẩn bị dự án tiền mặt ngắn hạn và chuẩn bị ngay những nhu cầu cấp thiết của bạn.
Lên danh sách những khoản tiền người khác nợ bạn và đòi về càng nhiều càng tốt. Từ số tiền này, bạn hãy ưu tiên thanh toán những khoản cần thiết như thuế là các chi phí quan trọng, và bạn có thể hoãn chi trả những hoá đơn khác như với nhà cung cấp hay các chủ nợ lớn.
8. Cho rằng các khoản doanh thu và lợi nhuận hiện tại là biểu hiện của tình hình tài chính vững mạnh
Trong mỗi một giao dịch kinh doanh luôn có một khoảng thời gian chậm trễ giữa thời điểm hoàn tất giao dịch với thời điểm thanh toán đầy đủ tiền bạc. Đây là một sự thật trong kinh doanh, song nó sẽ không phải là vấn đề quá lớn nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng. Đáng tiếc là nhiều công ty đã không dự liệu trước điều này và họ lập tức vấp phải các vấn đề tài chính nghiêm trọng, khi họ vội tiêu ngay những đồng tiền mà họ còn chưa có được.
Có lẽ rắc rối lớn nhất là trong rất nhiều giao dịch kinh doanh, việc thanh toán có thể dễ dàng bị trì hoãn đến 30 ngày, và đến lúc đó bạn mới có thể sử dụng số tiền trong tài khoản của mình. Vì thế, chỉ đôi chút suy tính sáng suốt, cân nhắc thận trọng và lường trước tương lai cũng sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến sự sống còn của công ty.
9. Xem nhẹ các cơ quan quản lý nhà nước
Số dư tài chính vào cuối mỗi ngày có thể lớn hơn những gì bạn có được trên thực tế. Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng và nhiều loại thuế khác có thể hiện tại vẫn nằm trong tài khoản, nhưng rồi cuối cùng chúng sẽ thuộc về nhà nước. Do đó, bảng tính toán số dư tài chính của bạn không nên đưa vào những khoản này. Nếu không, bạn sẽ có nguy cơ gặp rủi ro tài chính trong những kế hoạch kinh doanh tương lai, cùng những chi phí mà có thể bạn không chi trả nổi.
Bên cạnh đó, bạn cần hoàn thành việc đóng các khoản thuế theo quy định và đúng hạn. Nếu mô hình công ty bạn là công ty cổ phần hay trách nhiệm hữu hạn, các cơ quan thuế có thẩm quyền sẽ có thể phạt công ty vì lý do chậm nộp thuế. Thậm chí, nếu hoạt động kinh doanh chuẩn bị đi đến phá sản, bạn vẫn có mặt trong danh sách đối tượng có nghĩa vụ nộp thuế.
10. Quản lý và tính toán sai lầm các chi phí quảng cáo
Quảng cáo dẫn tới các giao dịch bán hàng – điều này xem ra rất sơ đẳng. Tuy nhiên, trong các hoạt động quản lý tài chính, nhiều công ty vẫn xem chi phí quảng cáo như tỷ lệ phần trăm trong tổng doanh số bán hàng tại cùng một thời kỳ.
Trên thực tế, để những đồng tiền quảng cáo thật sự hiệu quả, chiến dịch quảng cáo/tiếp thị phải được bắt đầu một thời gian trước khi các giao dịch bán hàng đầu tiên được tiến hành.
Khi những chi phí tiền mặt bổ sung được tính thêm vào sổ sách tài chính, thì một ngân quỹ lành mạnh dành cho hoạt động quảng cáo là điều hết sức quan trọng, trước khi bạn tính đến bất cứ khoản doanh thu nào.
Việc tính toán sai những đầu mục chi phí trong bảng sổ sách kế toán vào những quãng thời gian chiến lược sẽ dẫn tới việc dự kiến sai khoản tài chính cần thiết để hoàn thành các mục tiêu bán hàng, từ đó có thể dẫn tới việc chi tiêu quá khả năng trong những tháng tiếp theo.
