Chia sẻ Quy định về hóa đơn điện tử và cách xuất hóa đơn GTGT

[Nguyễn Kim Ngọc]

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức hóa đơn thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tối ưu quy trình kế toán, kê khai thuế nhanh chóng và tránh các rủi ro về hóa đơn giả.

Từ ngày 01/07/2022, theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy.​

I. Các Quy Định Quan Trọng Về Hóa Đơn Điện Tử​

1. Doanh Nghiệp Nào Bắt Buộc Phải Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử?​

Tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh cá thể đều phải chuyển sang hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022.

Một số trường hợp ngoại lệ được phép sử dụng hóa đơn giấy:
✔ Doanh nghiệp tại vùng chưa có điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin.
✔ Một số doanh nghiệp đặc thù được cơ quan thuế cho phép dùng hóa đơn giấy trong thời gian chuyển đổi.

Ví dụ thực tế:​

• Một công ty sản xuất tại TP.HCM phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.​
• Một hộ kinh doanh nhỏ tại vùng xa có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy nếu chưa có điều kiện sử dụng HĐĐT.​

2. Các Loại Hóa Đơn Điện Tử Được Phép Sử Dụng​

Theo quy định, hóa đơn điện tử bao gồm 2 loại:
✔ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:​

• Cơ quan thuế cấp mã số cho từng hóa đơn để xác thực.​
• Áp dụng cho doanh nghiệp có rủi ro thuế cao, doanh nghiệp mới thành lập.​

✔ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:​

• Doanh nghiệp tự phát hành hóa đơn điện tử mà không cần mã xác thực từ cơ quan thuế.​
• Áp dụng cho doanh nghiệp lớn, có hệ thống kế toán tốt, ít rủi ro thuế.​

Lưu ý:
✔ Hóa đơn điện tử phải được lập trên phần mềm được cơ quan thuế chấp nhận.
✔ Nếu sai sót, hóa đơn có thể điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.​

3. Nội Dung Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Điện Tử​

✔ Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua.
✔ Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
✔ Mô tả hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
✔ Thuế suất GTGT, tổng tiền phải thanh toán.
✔ Chữ ký điện tử của người bán.
✔ Mã xác thực của cơ quan thuế (nếu có).

Ví dụ thực tế:​

• Một công ty dịch vụ phần mềm khi bán sản phẩm cho khách hàng phải xuất hóa đơn điện tử ghi rõ tên dịch vụ, số lượng, đơn giá và thuế GTGT.​
• Nếu khách hàng là cá nhân, doanh nghiệp có thể không cần ghi mã số thuế của bên mua.​

II. Cách Xuất Hóa Đơn GTGT Điện Tử Đúng Quy Định​

1. Các Bước Xuất Hóa Đơn Điện Tử​

Bước 1: Lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử
✔ Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chấp thuận như: MISA, Viettel, VNPT, BKAV, FPT, Thái Sơn...
✔ Nhập thông tin người mua, nội dung hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế GTGT.

Bước 2: Ký số hóa đơn
✔ Dùng chữ ký số (USB Token) hoặc chữ ký số trên nền tảng HSM để xác thực hóa đơn.
✔ Đảm bảo hóa đơn có tính pháp lý theo quy định.

Bước 3: Gửi hóa đơn cho khách hàng
✔ Gửi trực tiếp qua email hoặc hệ thống phần mềm.
✔ Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn trên hệ thống của Tổng cục Thuế.

Bước 4: Kê khai hóa đơn với cơ quan thuế
✔ Doanh nghiệp cần báo cáo hóa đơn đã phát hành theo quy định.
✔ Hóa đơn có mã của cơ quan thuế sẽ được tự động ghi nhận vào hệ thống quản lý thuế.

Ví dụ thực tế:​

• Một công ty bán hàng online khi xuất hóa đơn cho khách cần tạo hóa đơn trên phần mềm MISA, ký số, sau đó gửi hóa đơn qua email cho khách.​
• Nếu công ty xuất hóa đơn sai, cần hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới thay thế.​

III. Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Sai Sót​

1. Trường hợp hóa đơn sai nhưng chưa gửi cho khách hàng
✔ Hủy hóa đơn, lập lại hóa đơn mới.

2. Trường hợp hóa đơn sai nhưng đã gửi cho khách hàng, chưa kê khai thuế
✔ Lập biên bản thu hồi hóa đơn sai.
✔ Xuất hóa đơn mới thay thế.

3. Trường hợp hóa đơn sai và đã kê khai thuế
✔ Lập hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm theo đúng quy định.

Lưu ý:
✔ Không được tự ý sửa chữa thông tin trên hóa đơn điện tử đã phát hành.
✔ Nếu hóa đơn sai, cần lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.​