Giải đáp Hướng dẫn nộp tờ khai thuế GTGT qua mạng điện tử nhanh nhất

[Kế Toán Trưởng]

Tờ khai thuế GTGT là gì?​

Tờ khai thuế VAT là gì, mục đích sử dụng của nó là gì, có những quy định gì khi nộp tờ khai. Dưới đây sẽ là những thông tin chính:

Khái niệm​

Tờ khai thuế GTGT là dạng văn bản mẫu, thường được trình bày dưới dạng điện tử hoặc trên bảng giấy. Hầu hết tờ khai thuế GTGT được sử dụng nhằm kê khai thông tin, với mục đích xác định được số tiền thuế cần phải nộp theo đúng quy định đề ra.

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều cần phải kê khai giấy tờ, và nộp tờ khai thuế qua hình thức online. Chẳng hạn như việc kê khai: thuế GTGT online, thuế môn bài online, thuế TNCN online, nộp giấy tờ quyết toán thuế TNDN,…

Các quy định về nộp tờ khai thuế GTGT​

Để việc kê khai thuế hợp phát và đơn giản. Đơn vị khai thuế cần dùng đúng tờ khai phù hợp. Theo trên, các đơn vị doanh nghiệp kinh doanh cần phải áp dụng khác nhau trong việc khai thuế GTGT. Cụ thể như sau:

• Các doanh nghiệp thường sử dụng khai thuế VAT, theo phương pháp khấu trừ thì sẽ sử dụng Tờ khai thuế GTGT (Mẫu số 01/GTGT)
• Các doanh nghiệp theo phương pháp trực tiếp, sẽ sử dụng hình thức khai thuế GTGT (Mẫu số 04/GTGT)

Bên cạnh đó, các đơn vị doanh nghiệp cần phải lưu ý để lựa chọn đúng hướng, và phương pháp kê khai đúng quy định của pháp luật. Qua đó:

• Những doanh nghiệp có doanh thu hơn 1 tỷ chắc chắn phải kê khai và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Với đối tượng này sẽ dùng phương pháp khấu trừ. Trường hợp doanh nghiệp có doanh thu chưa đến 1 tỷ. Để được kê khai theo phương pháp này thì vẫn có thể đăng ký.
• Các doanh nghiệp doanh thu < 1 tỷ. Khi đó, sẽ cần phải kê khai theo đúng phương pháp đã nêu trên là trực tiếp. Trừ một số doanh nghiệp tự nguyện đăng ký, theo phương pháp là khấu trừ.

Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT​

Nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng là việc rất quan trọng. Mỗi đơn vị doanh nghiệp đều chú trọng, nghiêm túc thực hiện. Như vậy, giúp tránh trường hợp đơn vị bị xử phạt hành chính.
Với các công ty mới được cấp giấy phép kinh doanh trong vòng 10 ngày thì cần kê khai từ đầu.

Căn cứ vào Điều số 44 Luật quản lý về thuế số 38/2019/QH 44, quy định thời hạn nộp tờ khai thuế VAT. Đối với các loại thuế được khai theo từng tháng, được quy định:

• Theo thời gian, chậm nhất ngày thứ 20 trong tháng tiếp theo, tháng phát sinh các nghĩa vụ về thuế. Đối với trường hợp cần phải nộp và khai theo tháng.
• Chậm nhất ngày cuối của tháng đầu, của quý tiếp theo đó, quý phát sinh nghĩa vụ về thuế đối với các trường hợp cần nộp và khai thuế theo mỗi quý.

Hướng cách nộp tờ khai thuế GTGT​

Bước 1: Tiến hành đăng ký, đăng nhập thông tin để vào hệ thống nhằm kê khai thuế
Đăng ký tài khoản để nộp thuế điện tử tại đây https://thuedientu.gdt.gov.vn/. Sau khi đã đăng ký thành công. Hãy vào trang chủ ở đây là Thuế điện tử, ấn Tùy chọn Doanh nghiệp.

• Điền tên đăng nhập, tiếp theo chọn mã số thuế của chính doanh nghiệp.
• Mật khẩu đăng nhập sau đó tạo tại bước đăng ký của tài khoản và tiến hành nộp thuế điện tử.

Bước 2: Kê khai thuế, nộp tờ kê khai thuế qua hình thức online
Các cách chuẩn bị giấy tờ kê khai thuế:
Cách 1: Thực hiện tờ khai thuế hình thức trực tiếp trên trang chủ
Cách 2: Làm tờ khai thuế trên phần mềm khác như: Hỗ trợ kê khai về thuế (HTKK). Kết xuất và lưu thông tin tờ khai dưới định dạng XML. Để hoàn tất cài đặt HTKK, cần tải tại cổng thông tin (phiên bản gần đây nhất).
=> Tại thanh ngang Menu, lựa chọn “Khai thuế” => “Nộp tờ khai XML” => “Chọn tệp tờ khai”
=> Sau khi “Chọn tệp tờ khai”, chỉ cần chọn đúng file XML đã được kết xuất trước đó từ HTKK => Chọn “Open” tải lên hệ thống.
Bước 3:
=> Hãy cắm USB (token) của chữ ký số điện tử vào máy tính
=> Tại giao diện đó => “Nộp tờ khai XML” => Chọn “Ký điện tử”
=> Nhập mã số PIN vào ô hiển thị => chọn “Chấp nhận”
=> Sau khi đã thực hiện thành công => chọn “Nộp từ khai” hoàn tất quy trình
Bước 4: Tiến hành kiểm tra kết quả
Sau khi đã hoàn tất việc nộp tờ khai điện tử, hãy check email đã sử dụng đăng ký, với thông tin gồm:
Thông báo 1: sau khi tờ khai đã được nộp => thông báo tiếp nhận việc hồ sơ khai thuế online.
Thông báo số 2: trong 1 ngày làm việc từ thời điểm nhận hồ sơ, thông báo kết quả nộp thành công. Trường hợp chưa được ghi nhận thành công, cần điều chỉnh lại ngay theo yêu cầu của cơ quan đã gửi qua thông báo.

Tra cứu tờ khai thuế GTGT​

Để tra cứu thông tin tờ khai thuế GTGT, hãy thực hiện theo 3 bước sau:
Bước 1: Chọn thanh tin “Khai thuế” => “Tờ khai”
Bước 2: Lựa chọn loại từ khai mà bạn cần tra cứu
Bước 3: Nhấn chọn “Tra cứu” để nhận kết quả

Cách hủy tờ khai thuế GTGT​

Nếu muốn tra cứu để xem có nhập nhầm tờ khai thuế hay không. Và trường hợp có cần điều chỉnh, cũng như bổ sung tờ khai thuế online. Hãy thực hiện theo các bước sau:

Trường hợp cần điều chỉnh tờ khai thuế qua mạng do sai thông tin, sai số liệu​

• Lập tờ khai thuế GTGT cần bổ sung, nộp lại tờ khai đó khi đã chỉnh sửa xong lên hệ thống – Thuế điện tử, theo các bước đã nêu như trên.
• Cơ quan thuế căn cứ vào đó, theo số liệu của tờ khai bổ sung trên để ghi nhận lại kết quả. Doanh nghiệp sẽ không cần phải chuẩn bị hoặc làm thủ tục để hủy tờ khai ngay từ ban đầu mà đơn vị đã nộp.

Trường hợp nộp nhầm tờ khai thuế GTGT​

Trong trường hợp, cần nộp tờ khai thuế quý nhưng lại nộp nhầm giấy tờ khai thuế tháng. Khi đó, cần tiến hành nộp lại đúng tờ thuế lên hệ thống – Thuế điện tử. Sau đó, hãy tiến hành gửi giấy công văn lên trực tiếp cơ quan thuế xử lý, để xin hủy tờ khai trước đó đã nộp nhầm.
Lưu ý: cho tới hiện tại, chưa có bất kỳ quy định nào về công văn mẫu. Do đó, các doanh nghiệp cần tự biên soạn riêng mẫu công văn về việc xin hủy tờ khai thuế, hoặc liên hệ tới đường dây nóng để được hỗ trợ.

Một số lưu ý khi nộp tờ khai thuế GTGT​

Trong quá trình tiến hành nộp tờ khai thuế, người nộp sẽ gặp phải một số vấn đề. Để giảm thiểu và phòng tránh lỗi khi nộp tờ thuế, cần lưu ý một số điều và tuân theo hướng dẫn nộp tờ khai thuế GTGT.

• Đầu tiên, sử dụng các phần mềm để hỗ trợ HTKK với phiên bản được cập nhật mới nhất. Sau đó tải phần mềm hỗ trợ hiện tại là HTKK 3.8.2.
• Thứ hai, tiến hành kiểm tra file XML trong thời gian trước khi nộp. Nhằm tránh gặp lỗi sai.
• Thứ ba, chữ ký số cần phải còn hạn sử dụng. Nếu đã hết hạn, hãy liên hệ nhà cung cấp để được gia hạn thêm chữ ký số.
• Thứ tư, cài phiên bản Java tương thích với hệ điều hành máy tính bạn. Không cần nâng cấp nếu không thực sự cần thiết.
• Thứ năm, hãy sử dụng trình duyệt Explorer (phiên bản từ 7.0 trở lên).

Xử lý một số lỗi khi nộp tờ khai thuế GTGT​

Khi đã hoàn tất theo hướng dẫn nộp tờ khai thuế GTGT mà vẫn lỗi, cần tiến hành xử lý theo một số trường hợp sau:

Tờ khai không đúng định dạng​

Cách 1: Gỡ bỏ phần mềm cũ và cài HTKK mới nhất. Tiến hành làm lại hoặc khôi phục dữ liệu để làm lại tờ khai.
Cách 2: Nếu vẫn lỗi, hãy xem chi tiết lỗi sai là gì và sửa trực tiếp bằng ứng dụng Notepad++, ngay trên máy tính và sửa vào dòng lỗi.

Hệ thống thông báo “Đang tải thư viện, xin chờ trong giây lát”​

Lỗi này với 2 nguyên nhân:
Đầu tiên là do bản phần mềm Java không tương thích.
=> Xử lý bằng cách gỡ Java cũ và cài bản tương tự với phiên bản mới hơn.
Thứ hai, khi tiến hành cắm chữ ký số => vào màn hình và chọn tờ khai. Khi đó hệ thống sẽ hiện ra một bảng câu hỏi có đồng ý sử dụng hay không?
=> Xử lý lỗi bằng cách đăng xuất ngay ra khỏi hệ thống => vào lại và nộp tờ khai => chọn Accept và chọn OK

Mã pin sai khi ký điện tử​

Lỗi này hầu hết do nhập sai mã pin mà đã được cấp trước đó. Để sửa lỗi cần liên hệ với nơi tổ chức và cung cấp mã số thuế đó, để được hướng dẫn cũng như cấp lại mã pin.

Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng​

Tại đây sẽ có 3 trường hợp như sau:

• Cắm chữ ký số nhưng không khớp với Series đã được đăng ký trước đó. Lỗi này hãy rút chữ ký số và cắm lại, hoặc tìm đúng số chữ ký của đơn vị đã kê khai trước đó.
• Series không khớp với series đã được đăng ký trước đó. Cần tiến hành cập nhật lại series mới, trong phần lựa chọn thay đổi thông tin.
• Trường hợp còn lại là chữ ký số đã hết hạn, cần gia hạn thêm. Hãy liên hệ nhà cung cấp để được gia hạn nhanh chóng.

Trên đây là toàn bộ thông tin, cũng như hướng dẫn nộp tờ khai thuế GTGT. Theo cách này, UBot Invoice hy vọng mọi người đều có thể khai thuế GTGT, cách nộp thuế, cách đăng ký, cách tra cứu tờ thuế điện tử,… một cách nhanh chóng.