Hướng dẫn hạch toán hàng nhận về nhưng chưa có hóa đơn

[Mai Phương]

Theo nguyên tắc là khi doanh nghiệp nhận hàng về phải có hóa đơn về. Tuy nhiên trên thực tế có rất nhiều doanh nghiệp thương mại mua hàng hóa, nhận được hàng về nhưng vẫn chưa nhận được hóa đơn. Trong trường hợp này kế toán phải hạch toán như thế nào?

1.Tại ngày nhận được hàng hóa chưa có hóa đơn:
Kế toán lập phiếu nhập kho theo lượng hàng thực nhập và lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hóa đơn”.
2.Trong tháng có hóa đơn về, căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 1561 – Giá mua hàng hóa (mở chi tiết) (giá mua chưa có thuế GTGT) (TT200)
Nợ TK 156 – Hàng hóa (mở chi tiết) (giá mua chưa có thuế GTGT) (TT133)
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ ( nếu được khấu trừ)
Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).
Lưu ý: Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị hàng hóa nhập kho bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.
3.Cuối tháng chưa có hóa đơn về, kế toán ghi sổ theo giá tạm tính, ghi:
Nợ TK 1561 – Giá mua hàng hóa (mở chi tiết) (ghi theo giá tạm tính) (TT200)
Nợ TK 156 – Hàng hóa (mở chi tiết) (ghi theo giá tạm tính) (TT133)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (ghi theo giá tạm tính).

4.Sang tháng sau, khi hóa đơn về:
Kế toán căn cứ vào hóa đơn sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá trên hóa đơn (giá thực tế) theo số chênh lệch giữa giá hóa đơn với giá tạm tính:
– Nếu giá hóa đơn > giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung, ghi:
Nợ TK 1561 – Giá mua hàng hóa (mở chi tiết) (phần chênh lệch giữa giá trên hóa đơn > giá tạm tính) (TT200)
Nợ TK 156 – Hàng hóa (mở chi tiết) (phần chênh lệch giữa giá trên hóa đơn > giá tạm tính ) (TT133)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (phần chênh lệch giữa giá trên hóa đơn > giá tạm tính).
– Nếu giá hóa đơn < giá tạm tính, kế toán ghi điều chỉnh giảm bằng bút toán ghi số âm, ghi:
Nợ TK 1561 – Giá mua hàng hóa (mở chi tiết) (phần chênh lệch giữa giá trên hóa đơn < giá tạm tính) (TT200)
Nợ TK 156 – Hàng hóa (mở chi tiết) (phần chênh lệch giữa giá trên hóa đơn < giá tạm tính ) (TT133)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (phần chênh lệch giữa giá trên hóa đơn < giá tạm tính).
– Nếu giá trên hóa đơn đúng bằng giá tạm tính, kế toán không phải điều chỉnh.
Lưu ý:
+ Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì đồng thời với bút toán điều chỉnh giá tạm tính ở trên, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận thuế GTGT đầu vào của hàng hóa theo hóa đơn, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (tổng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hóa trên hóa đơn)
Có TK 331- Phải trả cho người bán (số tiền phải trả người bán tương ứng).
+ Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối với các đối tượng không chịu thuế GTGT thì khi điều chỉnh giá tạm tính, kế toán đã ghi nhận theo tổng giá thanh toán của hàng hóa (gồm cả thuế GTGT).