Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, phát triển vững mạnh, bên cạnh việc cần môi trường kinh doanh thông thoáng, bình đẳng với sự đồng hành của cơ quan, chính quyền các cấp trong việc kiểm soát chi phí doanh nghiệp thì bản thân mỗi doanh nghiệp cần có giải pháp cắt giảm chi phí trong hoạt động của mình. Làm thế nào để tiết giảm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh là vấn đề không mới nhưng luôn đòi hỏi cần có câu trả lời mới đối với các doanh nghiệp. Bài viết phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp để doanh nghiệp tham khảo và chọn lọc áp dụng vào thực tiễn hoạt động…
I: Sự cần thiết của việc cắt giảm và kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Chi phí sản xuất là một trong những yếu tố quyết định đến lợi nhuận và giá thành sản phẩm. Việc cắt giảm chi phí có thể làm tăng lợi nhuận và giảm được giá thành sản phẩm.
Theo một nghiên cứu của Harvard Business Press, mức độ tác động của những khu vực cắt giảm lên mức tăng trưởng doanh thu của các công ty hàng đầu như sau: Sa thải nhân sự; Giảm chi tiêu của ban lãnh đạo; Kiểm soát gắt gao nguồn vốn lao động; Tìm đối tác cung ứng khác; Hạn chế chi tiêu phát sinh; Điều chỉnh giá; Thu hẹp danh mục sản phẩm; Giảm các cấp bậc quản lý; Đầu tư vào khu vực kinh doanh mới; Đầu tư phát triển sản phẩm; “Đóng băng” mức lương và/hoặc điều chỉnh mức đền bù; Thay đổi động cơ bán hàng; Thuê ngoài/chuyển sản xuất sang các nước lao động giá rẻ; Sử dụng lao động nội bộ/chuyển sản xuất về các nước gần hơn trong khu vực; Gia tăng công tác marketing…
Quan niệm cắt giảm chi phí đồng nghĩa với thu hẹp hoặc làm công ty yếu thế hơn là một sai lầm. Tất nhiên, nếu cắt giảm chi phí mà không nghiên cứu cụ thể về chiến lược thì doanh nghiệp (DN) sẽ dễ dàng mất thế cạnh tranh; Còn nếu tập trung vào những mũi nhọn tiềm năng tương lai, thì việc giảm chi phí sẽ là chất xúc tác để DN chuyển mình theo hướng mong đợi.
Tuy nhiên, không phải lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng biết cắt giảm chi phí sao cho hiệu quả. Một số DN tìm cách giảm đều mọi khoản chi tiêu, số khác lại nhắm vào khu vực tiêu hao nhất. Những cách làm này có tác động trong ngắn hạn và gây hại cho vị thế và tăng trưởng về lâu dài của DN. Cách nhận định đúng đắn về cắt giảm chi phí là hãy nhắm đến các năng lực hoạt động cần thiết và đầu tư vào những năng lực nào chắc chắn sẽ mang đến lợi thế trong tiếp cận nhóm khách hàng DN quan tâm nhất.
Ngoài ra, một trong những vấn đề cốt lõi đặt ra là DN phải kiểm soát được chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Đây là yếu tố quyết định, không chỉ tác động đến việc nên hay không nên cắt giảm chi phí mà nó còn giữ vai trò quyết định sự thành công hay thất bại của DN. Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, DN có thể kiểm soát được chi phí, từ đó tiết kiệm chi phí, chi tiêu sẽ hiệu quả hơn và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt động của DN theo đó cũng tăng lên. Chính vì vậy, quản lý chi phí là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí.
Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh hàng ngày, quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí phù hợp và nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả.
Chi phí cho sản xuất kinh doanh của DN luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Theo đó, để quản lý chi phí hiệu quả cần tiến hành: Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho DN trong từng thời kỳ; Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với DN; Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.
II: Thực trạng cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp
Hiện nay, hầu hết hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhiều DN nước ta phụ thuộc rất nhiều vào nguồn vay tín dụng ngân hàng. Tuy nhiên, với mức tăng trưởng tín dụng thấp và lãi suất cho vay của các ngân hàng thương mại ở mức cao, thì khả năng tiếp cận nguồn vốn vay tín dụng đối với nhiều DN là rất khó khăn. Để ứng phó, DN không còn cách nào là cắt giảm các khoản chi phí không hợp lý, như: Chi phí lưu thông hàng hóa; Chi phí tiêu hao năng lượng như điện, nước, xăng xe; Chi phí hội họp, giấy tờ…
Đến nay, việc tiết kiệm, giảm chi phí sản xuất, kinh doanh mà một số DN đã ứng dụng bước đầu phát huy được hiệu quả. Đơn cử như Công ty cổ phần A, trong quý IV/2016, doanh thu bán hàng chỉ đạt 75 tỷ đồng, giảm 14,2% so với cùng kỳ năm trước, nhưng Công ty có lãi 3 tỷ đồng. Để đạt được kết quả trên, Công ty đã thực hiện nhiều biện pháp tiết kiệm chi phí trong sản xuất, tỷ trọng giá vốn bán hàng trên doanh thu đã giảm từ mức 83,4% trong quý IV/2015 xuống mức 75,9% trong quý IV/2016. Bên cạnh tiết kiệm chi phí sản xuất, Công ty cũng chủ động tiết kiệm được chi phí quản lý DN, tỷ trọng chi phí quản lý DN trên doanh thu đã giảm từ mức 5,1% trong quý IV/2015 xuống mức 4,1% trong quý IV/2016.
Tuy nhiên, cắt giảm chi phí trong DN không chỉ đơn giản là việc phải “thắt lưng buộc bụng” trong thời kỳ khó khăn, hay tăng lợi nhuận trong ngắn hạn, hoặc một phần của công cuộc tái cấu trúc DN sau khi thoát khỏi khủng hoảng, mà chính là xây dựng một chiến lược tổng thể cho sự phát triển bền vững, nâng cao năng lực cạnh tranh thật sự của DN.
Thực tiễn hoạt động của các DN hiện nay cho thấy, phần lớn các chương trình cắt giảm chi phí theo kiểu “giải quyết tình thế” trong thời kỳ khó khăn do chi phí đầu vào tăng, không gắn kết chặt với chiến lược kinh doanh, chưa làm nền tảng cho sự tăng trưởng bền vững. Việc cắt giảm chi phí có phần giống như việc tiết kiệm chi tiêu hàng ngày của các gia đình do giá cả thực phẩm tăng trong thời gian gần đây và có phần giống như những chiếc “máy cắt bánh”. Chỉ tiêu đặt ra đơn giản và được áp dụng xuyên suốt toàn bộ hoạt động kinh doanh mà không quan tâm tới đặc tính riêng biệt của từng bộ phận như: sản xuất, thu mua, bán hàng, tiếp thị…
Trong những nỗ lực cắt giảm chi phí để nâng cao năng lực cạnh tranh, một vài năng lực quan trọng đã mất đi và kết quả thu được trở nên ngược lại với mong muốn. Mặt khác, DN chưa phân biệt đâu là chi phí tạo nên giá trị gia tăng cho khách hàng – chi phí góp phần quan trọng tạo ra lợi nhuận cho DN, và đâu là những “chi phí xấu” (có thể loại bỏ mà không làm giảm lợi thế cạnh tranh). Nguyên nhân cơ bản là do DN chưa phân tích thấu đáo được quy trình tạo nên giá trị gia tăng, chưa hóa thân thành khách hàng để nhìn nhận vấn đề và “chi phí xấu” đa dạng về bản chất và mức độ trong quá trình vận hành DN. Theo đó, việc cắt giảm chi phí được xem như những chương trình ngắn hạn chứ không phải lâu dài. Thậm chí, sau những chiến dịch cắt giảm chi phí thành công, nhiều DN thấy rằng: DN đối mặt với khá nhiều khó khăn, xuất phát từ việc cắt giảm chi phí.
Do đó, vấn đề đặt ra là cắt giảm chi phí nhưng DN vẫn phải đảm bảo được hiệu quả hoạt động từ chính động thái đó mang lại. Đây là vấn đề hết sức khó khăn đối với nhà quản lý DN. Do đó, để đảm bảo hiệu quả sau khi cắt giảm chi phí, DN cần gắn kết các chương trình cắt giảm chi phí với hoạt động quản lý chi phí. Những lợi thế có được từ hoạt động cắt giảm chi phí chỉ bền vững nếu DN thực hiện một kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả. Hoạt động quản lý. DN nên kết hợp đồng thời việc cắt giảm mọi chi phí, vừa không cần thiết, vừa không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm dịch vụ ở mỗi công đoạn sản xuất chế biến; đồng thời, tăng khối lượng sản phẩm, dịch vụ làm ra để giảm giá thành trên từng đơn vị sản phẩm dịch vụ.
Hiệu quả kinh doanh không phải là dựa vào giá trị gia tăng tạo ra từ hoạt động bên trong của DN mà chủ yếu nhờ vào giá trị gia tăng mang đến và được chấp nhận bởi thị trường và khách hàng. DN không phải chỉ là tính toán chi li chi phí đầu vào của từng công đoạn trong “chuỗi giá trị” mà chính là tính toán hiệu quả giá trị gia tăng mang đến đầu ra. Khi mặt hàng của DN mang lại giá trị gia tăng và được thị trường đón nhận, thì chi phí của DN không những sẽ biến thành chi phí của khách hàng mà còn là phí mà khách hàng phải trả để được phục vụ, nghĩa là mang đến lợi nhuận cho DN.