OMEGA ERP
New member
Trong doanh nghiệp, ngoài việc tuân thủ việc lập Báo cáo tài chính định kỳ theo quy định của Luật Kế toán và Luật Thuế, việc tạo ra các báo cáo quản trị cũng tỏ ra quan trọng không kém. Những báo cáo quản trị này không chỉ cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp, như doanh thu, chi phí, dòng tiền, nguồn vốn, theo yêu cầu của các quy định, mà còn hỗ trợ ban lãnh đạo và các nhà quản lý hiểu rõ hơn về bức tranh toàn diện của doanh nghiệp.
Thông qua các chỉ số này, những quyết định quan trọng về đầu tư, sử dụng nguồn lực, và quản lý hoạt động kinh doanh có thể được đưa ra một cách linh hoạt và tối ưu. Hãy cùng OMEGA tìm hiểu tổng quan về báo cáo quản trị và cách xây dựng hệ thống báo cáo quản trị cho doanh nghiệp thông qua bài viết dưới đây.
Báo cáo quản trị là gì?
Báo cáo quản trị là một hệ thống thông báo được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý và điều hành của doanh nghiệp. Những báo cáo này cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính về tình hình tài chính của doanh nghiệp, phục vụ các yêu cầu quản lý nội bộ ở cả ngành và cấp doanh nghiệp.
Điểm đặc biệt của báo cáo quản trị là chúng chỉ phục vụ mục đích nội bộ nên không bị ràng buộc bởi các quy định pháp lý và không yêu cầu mẫu thống nhất bắt buộc. Nội dung, hình thức trình bày, và chu kỳ báo cáo được điều chỉnh tùy thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, phù hợp với từng giai đoạn cụ thể.
Báo cáo quản trị gồm:
Ngoài các loại báo cáo trên, mỗi doanh nghiệp sẽ tạo ra các loại báo cáo khác dựa trên yêu cầu quản lý cụ thể của họ. Do đó, báo cáo quản trị của một doanh nghiệp trong ngành vận tải sẽ không giống như của một doanh nghiệp trong ngành xây dựng, và càng khác biệt so với một công ty tài chính.
Thông thường, trong các doanh nghiệp quy mô lớn, hai bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị được phân chia rõ ràng. Ngược lại, ở các doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ, khi nguồn nhân lực hạn chế, thì báo cáo thường sẽ có sự kết hợp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính.
Việc sử dụng các ứng dụng kế toán quản trị như phần mềm kế toán OMEGA.MC - Kế toán quản trị được xem là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giảm thiểu lỗi trong quá trình kế toán. Phần mềm OMEGA.MC có khả năng tự động tạo ra hàng trăm mẫu báo cáo quản trị, giúp nhanh chóng cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho các quyết định quản lý và điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp
Quy trình xây dựng báo cáo quản trị
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị là toàn bộ quá trình thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu từ tất cả các bộ phận phòng ban vận hành trong doanh nghiệp. Chi tiết bao gồm 5 bước như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng thông tin báo cáo quản trị
Người xây dựng báo cáo quản trị cần phải trao đổi và ghi nhận nhu cầu sử dụng thông tin từ cấp quản trị để xác định được mục tiêu cơ bản của báo cáo. Các thông tin cơ bản cần được xác định như: Ai làm người xem báo cáo? báo cáo cần cung cấp những thông tin gì? yêu cầu về thông tin cung cấp ra sao (thời gian, chi phí)?
Bước 2: Xác định nội dung báo cáo
Đây chính là bước lên ý tưởng thiết kế nội dung bố cục của các báo cáo. Trên cơ sở nhu cầu về thông tin đã được xác định, tác giả sẽ tiến hành phân tích thông tin chính, thông tin phụ và cách trình bày phù hợp, truyền tải thông tin được với người xem.
Bước 3: Thu thập dữ liệu
Nguồn dữ liệu có thể có ở dạng sơ cấp hay thứ cấp, người xây dựng phải cần có kế hoạch chi tiết để tập hợp được các thông tin cần dùng cho báo cáo quản trị. Nguồn dữ liệu thường có thể có từ hệ thống tài chính-kế toán, hệ thống nhân sự HR, hệ thống ERP, hệ thống CRM, ...
Nguồn dữ liệu bên ngoài cần có liên quan đến chiếc lược phát triển ngành nghề liên quan đến lĩnh vực của doanh nghiệp. Có nhiều cách thu thập dữ liệu: cập nhật thủ công, cập nhật từ báo cáo hệ thống các phần mềm, khảo sát, điều tra hay kể cả tài nguyên có sẵn trên internet.
Bước 4: Xử lí và phân tích dữ liệu
Từ những dữ liệu thô đã tổng hợp, nhà quản lý cần phải có những kỹ năng xử lí và phân tích để tạo ra các bản báo cáo có nội dung đặc thù. Ngoài ra, kỹ năng đọc hiểu, phân tích đánh giá cũng rất quan trọng nên đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm nhìn, kiến thức và chuyên môn vững chắc.
Bước 4: Thiết lập và Trình bày báo cáo quản trị
Đây là bước cuối cùng của quy trình xây dựng báo cáo quản trị, có vai trò rất quan trọng do đó cần phải có năng lực của người xây dựng báo cáo. Có định hướng và tư duy tốt là chưa đủ, nhà quản lý cần phải diễn giải và truyền đạt thông tin tốt để người xem có thể có cái nhìn trực quan về dữ liệu có trong báo cáo.
Việc lập báo cáo quản trị không có khuôn mẫu chung, người lập sẽ tự tìm kiếm, tham khảo và tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu tại đơn vị của mình
Những điểm cần chú ý khi lập báo cáo quản trị
Để đáp ứng yêu cầu của người quản lý, khi tiến hành việc biên soạn báo cáo quản trị, cần phải xác định một số điều quan trọng sau đây:
Hãy sử dụng sản phẩm của chúng tôi để tận hưởng sự kết hợp tinh tế của công nghệ và sức mạnh của tri thức tài chính, giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và bền vững, đồng thời đào sâu vào sự hiểu biết về tài chính của bạn để giúp bạn phát triển doanh nghiệp một cách thành công.
Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.
Thông qua các chỉ số này, những quyết định quan trọng về đầu tư, sử dụng nguồn lực, và quản lý hoạt động kinh doanh có thể được đưa ra một cách linh hoạt và tối ưu. Hãy cùng OMEGA tìm hiểu tổng quan về báo cáo quản trị và cách xây dựng hệ thống báo cáo quản trị cho doanh nghiệp thông qua bài viết dưới đây.
Báo cáo quản trị là gì?
Báo cáo quản trị là một hệ thống thông báo được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý và điều hành của doanh nghiệp. Những báo cáo này cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính về tình hình tài chính của doanh nghiệp, phục vụ các yêu cầu quản lý nội bộ ở cả ngành và cấp doanh nghiệp.
Điểm đặc biệt của báo cáo quản trị là chúng chỉ phục vụ mục đích nội bộ nên không bị ràng buộc bởi các quy định pháp lý và không yêu cầu mẫu thống nhất bắt buộc. Nội dung, hình thức trình bày, và chu kỳ báo cáo được điều chỉnh tùy thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, phù hợp với từng giai đoạn cụ thể.
Báo cáo quản trị gồm:
Ngoài các loại báo cáo trên, mỗi doanh nghiệp sẽ tạo ra các loại báo cáo khác dựa trên yêu cầu quản lý cụ thể của họ. Do đó, báo cáo quản trị của một doanh nghiệp trong ngành vận tải sẽ không giống như của một doanh nghiệp trong ngành xây dựng, và càng khác biệt so với một công ty tài chính.
Thông thường, trong các doanh nghiệp quy mô lớn, hai bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị được phân chia rõ ràng. Ngược lại, ở các doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ, khi nguồn nhân lực hạn chế, thì báo cáo thường sẽ có sự kết hợp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính.
Việc sử dụng các ứng dụng kế toán quản trị như phần mềm kế toán OMEGA.MC - Kế toán quản trị được xem là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giảm thiểu lỗi trong quá trình kế toán. Phần mềm OMEGA.MC có khả năng tự động tạo ra hàng trăm mẫu báo cáo quản trị, giúp nhanh chóng cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho các quyết định quản lý và điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp
Quy trình xây dựng báo cáo quản trị
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị là toàn bộ quá trình thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu từ tất cả các bộ phận phòng ban vận hành trong doanh nghiệp. Chi tiết bao gồm 5 bước như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng thông tin báo cáo quản trị
Người xây dựng báo cáo quản trị cần phải trao đổi và ghi nhận nhu cầu sử dụng thông tin từ cấp quản trị để xác định được mục tiêu cơ bản của báo cáo. Các thông tin cơ bản cần được xác định như: Ai làm người xem báo cáo? báo cáo cần cung cấp những thông tin gì? yêu cầu về thông tin cung cấp ra sao (thời gian, chi phí)?
Bước 2: Xác định nội dung báo cáo
Đây chính là bước lên ý tưởng thiết kế nội dung bố cục của các báo cáo. Trên cơ sở nhu cầu về thông tin đã được xác định, tác giả sẽ tiến hành phân tích thông tin chính, thông tin phụ và cách trình bày phù hợp, truyền tải thông tin được với người xem.
Bước 3: Thu thập dữ liệu
Nguồn dữ liệu có thể có ở dạng sơ cấp hay thứ cấp, người xây dựng phải cần có kế hoạch chi tiết để tập hợp được các thông tin cần dùng cho báo cáo quản trị. Nguồn dữ liệu thường có thể có từ hệ thống tài chính-kế toán, hệ thống nhân sự HR, hệ thống ERP, hệ thống CRM, ...
Nguồn dữ liệu bên ngoài cần có liên quan đến chiếc lược phát triển ngành nghề liên quan đến lĩnh vực của doanh nghiệp. Có nhiều cách thu thập dữ liệu: cập nhật thủ công, cập nhật từ báo cáo hệ thống các phần mềm, khảo sát, điều tra hay kể cả tài nguyên có sẵn trên internet.
Bước 4: Xử lí và phân tích dữ liệu
Từ những dữ liệu thô đã tổng hợp, nhà quản lý cần phải có những kỹ năng xử lí và phân tích để tạo ra các bản báo cáo có nội dung đặc thù. Ngoài ra, kỹ năng đọc hiểu, phân tích đánh giá cũng rất quan trọng nên đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm nhìn, kiến thức và chuyên môn vững chắc.
Bước 4: Thiết lập và Trình bày báo cáo quản trị
Đây là bước cuối cùng của quy trình xây dựng báo cáo quản trị, có vai trò rất quan trọng do đó cần phải có năng lực của người xây dựng báo cáo. Có định hướng và tư duy tốt là chưa đủ, nhà quản lý cần phải diễn giải và truyền đạt thông tin tốt để người xem có thể có cái nhìn trực quan về dữ liệu có trong báo cáo.
Việc lập báo cáo quản trị không có khuôn mẫu chung, người lập sẽ tự tìm kiếm, tham khảo và tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu tại đơn vị của mình
Những điểm cần chú ý khi lập báo cáo quản trị
Để đáp ứng yêu cầu của người quản lý, khi tiến hành việc biên soạn báo cáo quản trị, cần phải xác định một số điều quan trọng sau đây:
- Nhu cầu của người sử dụng báo cáo: Phải rõ ràng về nhu cầu của người sử dụng báo cáo là gì? Báo cáo đang được tạo ra với mục đích gì, nó cần chứa đựng thông tin nào để hỗ trợ công việc hay mục tiêu cụ thể nào?
- Xác định nội dung báo cáo: Phải xác định loại báo cáo này thuộc phạm vi nào, liên quan đến các bộ phận chức năng nào. Từ đó, có thể lên kế hoạch tổ chức bố cục báo cáo và xác định nội dung chính của báo cáo.
- Thời điểm báo cáo: Là thời điểm mà số liệu được thu thập để lập báo cáo. Có thể báo cáo theo đơn vị thời gian như tháng, quý, hoặc tuần, hoặc có thể là báo cáo đột xuất. Ngày nộp báo cáo là vào ngày, tháng, năm nào?
- Loại hình báo cáo: Báo cáo được tạo ra trên các nền tảng như tệp Excel với dữ liệu hoặc bản phân tích đánh giá, có thể bao gồm biểu đồ hoặc đồ thị. Hoặc có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng, báo cáo có yêu cầu về nhận định và đề xuất hay không, và liệu báo cáo có tần suất định kỳ hay thường xuyên.
- Bộ phận lập báo cáo: Người quản lý cần xác định rõ bộ phận hay phòng ban chức năng nào chịu trách nhiệm trong quá trình biên soạn báo cáo. Ai là người chịu trách nhiệm đối với việc quản lý số liệu trong báo cáo?
- Lưu trữ và kiểm soát: Báo cáo được gửi đến bộ phận nào? Nơi lưu trữ là ở đâu và ai là người chịu trách nhiệm kiểm soát nó?
- Lập kế hoạch doanh thu, Ngân sách chi phí
- Thiết lập các báo cáo quản trị: phân tích doanh thu chi phí theo khách hàng, hợp đồng, dự án, hạng mục công trình …
- In báo cáo lãi lỗ theo nhiều cột, so sánh các tháng, các phòng ban, ngành hàng, so sánh thực tế với ngân sách,...
- Phân tích công nợ, phân tích lãi lỗ, phân tích doanh thu
- Các báo cáo theo dõi nợ vay và các khoản cho vay
- Phân tích công nợ theo tuổi nợ
- Báo cáo dự thu công nợ theo ngày, tuần và tháng.
- Báo phân tích biến động doanh thu và số dư công nợ phải thu theo từng tháng, vẽ đồ thị biểu diễn sự biến động.
- Báo cáo Pareto (80/20) theo mặt hàng và khách hàng
- Báo cáo cân đối doanh thu – chi phí
- Các chỉ tiêu tài chính...
- Tính lãi phạt và tiền thưởng nợ phải thu quá hạn, đến hạn
Hãy sử dụng sản phẩm của chúng tôi để tận hưởng sự kết hợp tinh tế của công nghệ và sức mạnh của tri thức tài chính, giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và bền vững, đồng thời đào sâu vào sự hiểu biết về tài chính của bạn để giúp bạn phát triển doanh nghiệp một cách thành công.
Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.